辦公流程自動化不僅能大幅增加效率，同時也能減低後勤人員的負擔，讓他們能更專注於核心業務。而以微軟（Microsoft）、谷歌（Google）而言，自動化辦公流程可透過以下三種方式達成：

上篇介紹工作表函數如何能進行自動化流程，而本篇將主要介紹透過程式的自動化流程方式。

當資料數量過大時，程式通常會是唯一解，但以文書而言其實如果檔案大小超過1MB的話，就能考慮用程式進行了。
以之前我在協助Excel計薪為例：
當時雖然只需計算約50人左右，但因為有多種薪資結構且包含出勤資料，因此透過函數優化完後檔案大小約3MB，後來同仁每改一個儲存格都需等約至少30秒。

程式－既是蜜糖也是毒藥

在需求較為簡單時（如：根據B欄的值標上填入的背景顏色），我們很容易就直接從頭處理到完：以基本的處理方式而言，先把B欄排序，然後將同樣的值一次框起來填入顏色，重複進行N次即可完成。因此在透過程式完成時，我們會容易覺得以上就是一個步驟。

但以辦公室自動化而言，在這步驟之前還有以下2個步驟：

1. 判斷變動項目是否來自目標工作表，或這個變動(如：刪除)是否有觸發後續程式碼。
   （基本方式：人員自己產生「要填上顏色或不填上顏色」的想法。）
2. 取得變動的範圍，如：起迄欄、起迄列、欄位數量...等。
   （基本方式：人員看出有哪些要改變。）
3. 根據B欄的值標上填入的背景顏色。

而因為程式在執行階段才能知道程式的結果，所以當我們直接進行第三步驟時，可能會有以下異常/困擾：

• 所有範圍都變成「同一個」背景顏色，沒有根據B欄對應列的值來挑選不同顏色。
• 以後有新資料的時候不知道怎麼處理，只知道把所有資料重跑一次，時間越花越久。
• 需要調整格式的時候要花很多時間，因為也要調整程式碼。

即便需求單純，在透過程式建立自動化流程時，仍建議進行單元測試並考量［如何維護］。

沒有Coding的經驗怎麼辦？

目前有許多入學門檻低、學習坡度平緩的程式語言出現，如：能直接搭配文書軟體的VBA與Apps Script、能連環境都可以不用部署(透過Colab直接編輯)的python、用記事本(.txt)就能完成的html...等，且基本的功能通常就能符合後勤的結果了。

而雖然程式感覺很萬能，但就像主機上要放乖乖一樣，這方法也仍有上限與注意事項，程式並非一定是唯一解法！
以本文開頭的例子來說，後續其實僅透過以下項目就達到目標了：

• 將資料格式設定為［表格］：避免因為資料增減而將第25列的資料代到27列的公式。
• 確保不同工作表的人員順序一致：避免人員的資料被遺漏掉。
• 確保人員有相同編號：降低資料代錯的機率，且避開因異體字所以同人但不同來源的資料不一致的狀況。